Qué es una RFQ?

RFQ proviene del término en inglés Request for Quote, que quiere decir Solicitud de Cotización. Una RFQ, es también una invitación para lanzar una oferta, se trata de un proceso donde una empresa solicita a ciertos proveedores que emitan unos precios concretos para tener la oportunidad de cubrir unos proyectos/productos o servicios. El proceso de RFQ es especialmente importante para empresas que necesitan un suministro de productos o servicios estándar.

¿Cómo funciona la RFQ?

Normalmente los negocios suelen utilizar las RFQs para productos o servicios genéricos donde la cantidad que se necesita es conocida.

• Una solicitud de cotización (RFQ) es un proceso de negocio donde una empresa solicita cotización/presupuesto a unos proveedores concretos.
• Normalmente una empresa envía una RFQ cuando la cantidad para un producto estándar es conocida y las necesidades son constantes.
• Las RFQs siempre generan ofertas, puesto que se dirigen a proveedores específicos.

Adicional al precio, las RFQs pueden incluir detalles como la forma de pago, detalles técnicos, de calidad del producto, plazo de entrega, factores que pueden influir en la selección de ofertas de la empresa, fecha de vencimiento, etc…Una empresa podría necesitar 100.000 mascarillas de tipo FFP2 para sus trabajadores, con unas características muy concretas, por ejemplo, y enviaría la RFQ a distintos proveedores de mascarillas para que participen con sus ofertas en la RFQ.
Como el formato de la RFQ es uniforme dentro de una compañía concreta, cuando las RFQs se responden con las cotizaciones de precio, la empresa solicitante (compradora) las puede comparar de manera muy sencilla.

Normalmente, un proceso de RFQ consiste en 4 partes:

• Fase de preparación.
• Fase de gestión.
• Fase de concesión de la RFQ.
• Fase de cierre.

La empresa generalmente dará el contrato al proveedor que cumpla con el mínimo de los criterios de clasificación y presente mejor oferta económica.

Consideraciones a tener en cuenta

Las RFQs se envían sólo a las empresas en las que confiamos, o que sabemos que pueden suministrar un producto/servicio determinado. Adicionalmente, como no son anuncios públicos, la empresa solicitante sólo tendrá que revisar las ofertas de los proveedores elegidos, lo que supone un ahorro de tiempo y no necesita crear documentación voluminosa de compras como en los concursos públicos.
Utilizar una RFQ reduce el tiempo necesario para el suministro de productos o servicios. Adicionalmente ofrece un grado de seguridad porque la empresa recibirá sólo ofertas de los proveedores que prefiera.

Cuando una compañía recibe una cotización en respuesta a una RFQ, no se trata de una oferta o de un contrato en firme. El solicitante o comprador ofrecerá el trabajo enviando un pedido, que, en efecto, es un contrato especificando los términos y condiciones del trabajo. Cuando un proveedor acepta y firma un pedido, el contrato comienza.
Hoy en día los softwares específicos para gestionar RFQs facilitan la labor a las empresas para que puedan gestionar el proceso de forma cómoda y ágil, reduciendo los tiempos y los costes del proceso, manteniendo todas las transacciones en un mismo repositorio, con histórico, y un directorio de proveedores de fácil acceso.