Las empresas que tienen éxito en su gestión de compras, ya sea de productos o de servicios, entienden el valor de mantener una buena relación con los proveedores. Estas organizaciones construyen relaciones de confianza con sus proveedores principales, compartiendo conocimiento, e identificando oportunidades de mejora, para conseguir los mejores resultados empresariales. Los proveedores son un factor clave para el correcto funcionamiento de nuestra empresa y por lo tanto de sus resultados. La selección de proveedores debe de realizarse cuidadosamente, habiendo analizado una serie de puntos a tener en cuenta: Precio, calidad y certificaciones, experiencia, reputación, servicio postventa, atención al cliente, etc. Habiendo definido previamente las necesidades a cubrir. A continuación os indicamos las 8 pautas a tener en cuenta para mantener una relación fluida con los proveedores:

1. Comunicación. Mantener una comunicación fluida es indispensable para lograr establecer una buena relación con el proveedor y mantenerla. Es importante organizar reuniones regulares, ya sea de forma presencial o telemática, adicional a las llamadas y los emails habituales. La reunión es un buen momento para tratar abiertamente todos los temas que requieran una atención especial por las dos partes. Es fundamental compartir toda la información que consideremos primordial para el correcto funcionamiento de la relación proveedor-comprador. Cuanto más claros seamos con el proveedor, mejor podrá cumplir con nuestras expectativas.

2. Pautas de trabajo. Asegúrate de averiguar las necesidades del proveedor, siendo conocedor de cómo son sus procesos y procedimientos habituales. Respeta su forma de hacer las cosas, y comparte también cómo son tus procesos habituales, para que ambos podáis estar alineados, y establecer sinergias en vuestros procesos.

3. Confianza. Establece una relación de confianza cumpliendo con los acuerdos pactados, manteniendo una buena imagen, siendo puntual, formal, organizado, y respetuoso. Debes conseguir que tu proveedor esté satisfecho de tenerte como cliente. Paga siempre las facturas a tiempo, y evita realizar reclamaciones injustas. Establece una buena relación, y conseguirás que te ayuden a lo largo del tiempo y un impacto positivo sobre tu negocio.

4. Define roles y responsabilidades. Vendedor y comprador deben entender su propio rol, el rol de la otra parte, cómo encajan ambos para aprovechar el valor de cada uno, y conseguir resultados beneficiosos para ambas partes.

5. Cumplimiento y formalización de acuerdos. Es fundamental realizar un contrato por escrito donde queden reflejados los derechos y obligaciones que pactan las dos partes. El comprador necesita tener la confianza de que el vendedor proveerá el bien o servicio pactado, y el proveedor, quiere asegurarse de que el comprador le pagará en las condiciones estipuladas. En una relación contractual positiva las dos partes comprenden sus obligaciones.

6. Evaluación regular. Establece indicadores de rendimiento que puedas revisar periódicamente con el proveedor, indicándole los puntos fuertes y los débiles, para darle opción a que mejore su rendimiento, y conseguir una mejora continua en su servicio que impacte positivamente sobre tu empresa.

7. Referencias. Si estás especialmente satisfecho con tu proveedor, una forma de reconocerlo es ofreciendo buenas referencias sobre su empresa, posibilitando que haga crecer su cartera de clientes, y repercutiendo directamente en la mejora de vuestra relación. Es muy posible que te devuelva el favor y que recomiende tu producto o servicio a potenciales nuevos clientes que hagan crecer tu negocio.

8. Valores comunes. Elige proveedores con los que compartas valores. Considera su ética, valores, posicionamiento, y reputación. Tus clientes apreciarán que selecciones proveedores que vayan en línea con los valores de tu empresa.

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